IVASS: Clarifications Regarding the Regulations on Insurance Distribution

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  • 28 December 2021
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IVASS: Clarifications Regarding the Regulations on Insurance Distribution

On December 23, 2021, IVASS published the new FAQ regarding insurance distribution, in view of a revision of the regulations on the subject. Below are the main points of the questions and clarifications provided by the Authority:

  1. Obligation to register in case of activities carried out partially by means of distance communication

The registration obligation provided for by article 83 of Regulation no. 40/2018 exists exclusively in the event that the distribution is organized to be carried out entirely by means of distance communication, and not in cases where, due to the concrete organization of the intermediary, phases of the promotion and placement process take place in an ordinary manner in presence. The registration obligations envisaged for the distribution of investment insurance products are also confirmed, also in relation to potential clients.

  1. The initial deadline for calculating the duration of the storage period for telephone records and electronic communications

If the contract is not concluded, the starting point for calculating the length of time for which records and communications must be stored starts from the date of the last electronic recording or communication.

  1. Art. 46, paragraph 1, letter A) of Regulation no. 40/2018: Application of the rule to intermediaries registered in section B of the RUI.

The question has arisen as to how Article 46 should be applied, given that brokers have business relationships with a multiplicity of firms that may adopt different policies and procedures among them.

The monitoring actions carried out by the companies pursuant to article 46, paragraph 4, of Regulation no. 40/2018 for the purposes of verifying the correct implementation of the policies and procedures adopted and the relative results need to take into account the different nature of the relationships that the distribution networks establish with the companies themselves. It should be considered, in this regard, that the broker acts “on behalf of the client and without powers of representation of insurance or reinsurance companies”.

Therefore, Art. 46, paragraphs 1 and 4, do not allow companies to introduce pervasive procedures (such as for example, inspections) that are inconsistent with the independent and autonomous position of brokers. The control of the requirements of professionalism and honorability foreseen by this rule can be based on the direct assumption of responsibility by the brokers through the issue to the companies of self-certified declarations consistent with the discipline of Presidential Decree no. 445 of 2000 and in line with standards of best practice widespread on the market.

  1. Obligation to draw up the report on the control of distribution provided for by article 46 of IVASS Regulation no. 40/2018

The distribution control report referring to the 2021 financial year shall be prepared by the companies’ compliance verification function in accordance with the provisions of Article 46 of IVASS Regulation No. 40/2018. Pending the issuance of the new measure provided for in article 46, paragraph 5, of IVASS Regulation no. 40/2018, Measure no. 2743 of 27 October 2009 also continues to apply, as provided for in article 104, paragraph 4, of IVASS Regulation no. 40/2018.

The report is required to be sent within sixty days from the end of the calendar year.

  1. Delivery of pre-contractual documentation by digital means

The pre-contractual documentation provided for by Regulation no. 41/2018 may be delivered by digital means in compliance with the provisions of art. 4 of the Regulation itself which, in accordance with art. 56 of Regulation no. 40/2018, requires that the obligations to deliver the pre-contractual documentation be fulfilled in the manner referred to in article 120-quater of the Code, i.e. on paper or, with the consent of the contractor, on another durable medium.

The policyholder may choose the method of communication also with regard to any subsequent contracts stipulated with the same company, without prejudice to the possibility of changing the choice relating to the method of communication at any time. The distributor keeps track of the choice made by the policyholder and informs the policyholder of the possibility of modifying the choice made at any time.

  1. Cases of greater gravity for terminating the relationship with the intermediary

The “cases of greater gravity” referred to in article 9, paragraph 3, letter f) of Regulation 45/2020 have to be such as to justify the measure of interrupting the relationship with the intermediary. By way of example only, cases that may constitute such “cases of greater gravity” may include repeated violations of Article 11, paragraphs 4 or 5 of Regulation 45/2020 by the intermediary and, more generally, repeated violations of the conduct obligations imposed on intermediaries by Regulation 45/2020.

  1. Article 11, paragraph 6 of Regulation No. 45/2020: clarification of the rules to which paragraph 6 refers

According to article 11, paragraph 6 of Regulation No. 45/2020, intermediaries who distribute products marketed by insurance companies with registered offices in a member State operating under the regime of establishment or the freedom to provide services in the territory of the Italian Republic shall adopt all the necessary measures to ensure that the insurance products are distributed in compliance with Regulation No. 45/2020, comply with European and Italian standards and meet the needs, characteristics and objectives of the actual reference market identified.

The Italian rules referred to in article 11, paragraph 6 of Regulation 45/2020 are those which apply to foreign intermediaries according to the list of general interest rules published by the Institute. It follows that the prohibition of distribution to customers falling within the negative reference market as per article 11 of IVASS Regulation no. 45/2020 is applicable if the producer, qualified to operate in Italy, has identified groups of customers whose needs, characteristics and objectives are not compatible with the identified insurance product.

  1. Actual reference market and actual negative market of the intermediary coinciding with that of the firm: disclosure obligation

If the actual reference market and the actual negative reference market referred to, respectively, in paragraphs 1 and 3 of article 12 of Regulation no. 45/2020 coincide with those identified by the producer, the intermediaries may refrain from making the communication referred to in paragraph 5 of the same article. In any case, the intermediary should promptly inform the company if, as a result of the assessments referred to in article 12, the actual reference market and the negative actual reference market no longer correspond to those identified by the company itself.

  1. Shareholdings and close links: elimination of communications if they do not prejudice the exercise of supervisory powers

In the absence of an amendment to the primary regulation (art. 109, paragraph 4-sexies, of the CAP), it is not possible to eliminate by regulation the obligation to report shareholdings and close links in cases where the intermediary does not consider this to be an obstacle to the supervisory action of IVASS. In fact, the cases of “close links” relevant for the purposes of communication to the Supervisory Authority are identified by article 1, paragraph 1, letter iii) of the CAP and in this regard, reference should be made to the application clarifications on the transmission to IVASS of information relating to close links and relevant shareholdings pursuant to article 109, paragraph 4-sexies, of the CAP – IVASS Order no. 84/2019 – already published on the institutional website of the Institute.

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IVASS: CHIARIMENTI APPLICATIVI IN MERITO ALLA DISCIPLINA SULLA DISTRIBUZIONE ASSICURATIVA

In data 23 dicembre 2021 IVASS ha pubblicato le nuove FAQ in materia di distribuzione assicurativa, in vista di una revisione della regolamentazione sul tema. Di seguito i punti salienti dei quesiti e dei chiarimenti forniti dall’Autorità:

  1. Obbligo di registrazione in caso di attività svolta parzialmente con mezzi di comunicazione a distanza

L’obbligo di registrazione previsto dall’articolo 83 del Regolamento n. 40/2018 sussiste esclusivamente nelle ipotesi in cui la distribuzione di polizze sia organizzata per essere effettuata integralmente con mezzi di comunicazione a distanza, e non nei casi in cui, per la concreta organizzazione dell’intermediario, fasi del processo di promozione e collocamento avvengono in via ordinaria in presenza. Sono confermati anche gli obblighi di registrazione previsti per la distribuzione di prodotti assicurativi di investimento, anche nei confronti dei potenziali clienti.

  1. Termine iniziale per il calcolo della durata del periodo di conservazione delle registrazioni telefoniche e delle comunicazioni elettroniche

In caso di mancata conclusione del contratto, il dies a quo per calcolare l’arco temporale della conservazione delle registrazioni e delle comunicazioni decorre dalla data dell’ultima registrazione o comunicazione elettronica.

  1. 46, comma 1, lett. A) del Regolamento n. 40/2018: Applicazione della norma agli intermediari iscritti alla sezione B del RUI

Ci si è domandati come debba essere applicato l’art. 46, tenuto conto che i broker hanno relazioni d’affari con una molteplicità di imprese le quali possono adottare politiche e procedure diversificate fra di esse.

Le azioni di monitoraggio svolte dalle imprese ai sensi dell’articolo 46, comma 4, del Regolamento n. 40/2018 ai fini della verifica della corretta attuazione delle politiche e procedure adottate e le relative risultanze devono tenere in debita considerazione la differente natura delle relazioni che le reti distributive instaurano con le imprese stesse. Si consideri a tale proposito che il broker agisce “su incarico del cliente e senza poteri di rappresentanza di imprese di assicurazione o di riassicurazione”.

Pertanto, l’art. 46, commi 1 e 4, non legittima le imprese ad introdurre procedure pervasive (quali, ad esempio, interventi di tipo ispettivo) e incoerenti con la posizione di indipendenza ed autonomia della categoria dei broker. Il controllo dei requisiti di professionalità e onorabilità previsti da tale norma può essere basato sulla diretta assunzione di responsabilità da parte dei broker mediante il rilascio alle imprese di dichiarazioni autocertificate coerenti con la disciplina di cui al DPR n. 445 del 2000 e in linea con standard di best practice diffuse sul mercato.

  1. Obbligo di redazione della relazione sul controllo della distribuzione previsto dall’articolo 46 del Regolamento IVASS n. 40/2018

La relazione sul controllo della distribuzione riferita all’esercizio 2021 è redatta dalla funzione di verifica di conformità delle norme delle imprese in base a quanto previsto dall’articolo 46 del Regolamento IVASS n. 40/2018. Nelle more dell’emanazione del nuovo provvedimento previsto dall’articolo 46, comma 5, del Regolamento IVASS n. 40/2018, continua altresì ad applicarsi il Provvedimento n. 2743 del 27 ottobre 2009, come previsto dall’articolo 104, comma 4, del Regolamento IVASS n. 40/2018.

Si richiede l’invio della relazione entro sessanta giorni dalla fine dell’anno solare.

  1. Consegna della documentazione precontrattuale con modalità digitale

La documentazione precontrattuale prevista dal Regolamento n. 41/2018 può essere consegnata con modalità digitale in ottemperanza a quanto previsto dall’art. 4 del Regolamento stesso che, conformemente all’art. 56 del Regolamento n. 40/2018, prescrive che gli obblighi di consegna della documentazione precontrattuale siano adempiuti con le modalità di cui all’articolo 120-quater del Codice, ossia su supporto cartaceo o, previo consenso del contraente, su altro supporto durevole.

Il contraente può effettuare la scelta sulle modalità di comunicazione anche con riguardo a tutti gli eventuali successivi contratti stipulati con la medesima impresa, fermo restando la possibilità di modificare in ogni momento la scelta relativa alle modalità dell’informativa. Il distributore conserva traccia della scelta effettuata dal contraente e informa il contraente della possibilità di modificare in ogni momento la scelta effettuata.

  1. Casi di maggiore gravità per l’interruzione del rapporto con l’intermediario

I “casi di maggiore gravità” di cui all’articolo 9, comma 3, lett. f), del Regolamento n. 45/2020 devono essere tali da giustificare la misura dell’interruzione del rapporto con l’intermediario. A titolo meramente esemplificativo, possono costituire fattispecie suscettibili di integrare tali “casi di maggiore gravità” le reiterate violazioni dell’articolo 11, commi 4 o 5 del Regolamento n. 45/2020 da parte dell’intermediario e, più in generale, la reiterata violazione degli obblighi di comportamento in capo agli intermediari, previsti dal Regolamento n. 45/2020.

  1. Articolo 11, comma 6 del Regolamento n. 45/2020: chiarimenti sulle norme cui il comma 6 si riferisce

Ai sensi dell’articolo 11, comma 6, del Regolamento n. 45/2020, gli intermediari che distribuiscono prodotti commercializzati da imprese di assicurazione con sede legale in uno Stato membro operanti in regime di stabilimento o di libera prestazione di servizi nel territorio della Repubblica italiana adottano tutti i presidi necessari per garantire che i prodotti assicurativi siano distribuiti in conformità al Reg. 45/2020, siano conformi alle norme europee ed italiane e rispondano alle esigenze, alle caratteristiche e agli obiettivi del mercato di riferimento effettivo individuato.

Le norme italiane di cui all’articolo 11, comma 6 del Regolamento n. 45/2020 sono quelle che si applicano agli intermediari esteri secondo quanto previsto dall’elenco di norme di interesse generale pubblicato dall’Istituto. Ne deriva che il divieto di distribuzione ai clienti che rientrano nel mercato di riferimento negativo di cui all’art. 11 del Regolamento IVASS n. 45/2020 è applicabile se il produttore, abilitato ad operare in Italia, ha identificato gruppi di clienti le cui esigenze, caratteristiche e obiettivi non sono compatibili con il prodotto assicurativo individuato.

  1. Mercato di riferimento effettivo e negativo effettivo dell’intermediario coincidente con quello dell’impresa: obbligo di comunicazione

Qualora il mercato di riferimento effettivo e il mercato di riferimento negativo effettivo di cui, rispettivamente, ai commi 1 e 3 dell’articolo 12, del Regolamento n. 45/2020 coincidano con quelli identificati dal produttore, gli intermediari possono astenersi dall’effettuare la comunicazione di cui al comma 5 del medesimo articolo. In ogni caso, l’intermediario dovrà prontamente informare l’impresa nel caso in cui, ad esito delle valutazioni di cui all’articolo 12, il mercato di riferimento effettivo e il mercato di riferimento effettivo negativo non dovessero più coincidere con quelli identificati dall’impresa stessa.

  1. Partecipazioni e stretti legami: eliminazione delle comunicazioni se non impeditivo dell’esercizio dei poteri di vigilanza

In assenza di una modifica della norma primaria (art. 109, co. 4-sexies, del CAP), non è possibile eliminare in via regolamentare l’obbligo di comunicazione inerente alle partecipazioni e agli stretti legami nei casi in cui non sia rilevato dall’intermediario un impedimento all’azione di vigilanza dell’IVASS. Infatti, le fattispecie di “stretti legami” rilevanti ai fini della comunicazione all’Autorità di vigilanza sono individuate dall’articolo 1, comma 1, lett. iii) del CAP e si rinvia a tal proposito ai chiarimenti applicativi sulla trasmissione all’IVASS delle informazioni relative agli stretti legami e alle partecipazioni rilevanti ai sensi dell’articolo 109, co. 4-sexies, del CAP – Provvedimento IVASS n. 84/2019 – già pubblicati nel sito istituzionale dell’Istituto.